合同是企業(yè)日常活動(dòng)中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，而合同管理則是一項(xiàng)需要高度規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化的工作。為了做好合同管理工作，許多企業(yè)會(huì)采用合同管理臺(tái)賬來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。本文將介紹什么是合同管理臺(tái)賬，它包含哪些內(nèi)容以及如何利用合同管理臺(tái)賬解決一些問(wèn)題。
合同管理臺(tái)賬是什么?
合同管理臺(tái)賬是指通過(guò)建立一份清晰、完整、規(guī)范的記錄表格，對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有已簽訂的合同進(jìn)行統(tǒng)一管理的一種方法。合同管理臺(tái)賬可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化和系統(tǒng)化，提高合同管理的效率和精度，降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。
（圖為八駿CRM合同臺(tái)賬示例，可按需配置）
合同管理臺(tái)賬包含哪些內(nèi)容?
1、合同基本信息
合同管理臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)包含所有合同的基本信息，如合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂時(shí)間、合同類(lèi)型、合同金額、履約期限等。這些信息是管理合同的基礎(chǔ)，也是每個(gè)合同管理臺(tái)賬都必須具備的內(nèi)容。
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2、合同主要條款
除了基本信息，合同管理臺(tái)賬還應(yīng)包含合同的主要條款，以便隨時(shí)查看和查詢。主要條款包括合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履約標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、違約責(zé)任等，這些都是合同管理的重要內(nèi)容。
3、合同審批意見(jiàn)
在合同簽訂和履行過(guò)程中，往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)的審批。因此，合同管理臺(tái)賬還應(yīng)包括所有審批意見(jiàn)和審核結(jié)果。這不僅有助于全面了解合同簽訂過(guò)程，也便于后期合同管理。
4、合同附件和相關(guān)文件
合同管理臺(tái)賬還應(yīng)當(dāng)包含合同簽訂時(shí)涉及的所有附件和相關(guān)文件。這些文件可以為合同管理提供證據(jù)和參考，如合同正本、授權(quán)書(shū)、開(kāi)票申請(qǐng)單、財(cái)務(wù)報(bào)表等。
5、合同變更記錄
合同簽訂之后，隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)環(huán)境變化、合同履行情況變化，很可能需要對(duì)合同進(jìn)行變更。因此，合同管理臺(tái)賬應(yīng)該記錄所有合同變更的情況，包括變更原因、變更時(shí)間、變更內(nèi)容以及經(jīng)過(guò)哪些部門(mén)的審批等。
合同管理臺(tái)賬可以解決哪些問(wèn)題?
1、提高合同管理的效率和精度
合同管理臺(tái)賬可以將所有合同信息集中起來(lái)，方便查詢和管理。企業(yè)可以通過(guò)設(shè)定提醒功能、建立流程和規(guī)則等方式，提高合同管理的效率和精度。
2、降低合同管理成本和風(fēng)險(xiǎn)
通過(guò)合同管理臺(tái)賬，企業(yè)可以及時(shí)掌握合同履行情況、避免忘記續(xù)簽合同、減少重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，從而降低合同管理的成本和風(fēng)險(xiǎn)。
3、提高對(duì)合同的監(jiān)管和控制能力
合同管理臺(tái)賬可以幫助企業(yè)建立完整的合同管理制度和流程，使得企業(yè)能夠更好地對(duì)合同進(jìn)行監(jiān)管和控制。同時(shí)，合同管理臺(tái)賬也可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，避免損失的發(fā)生。
4、便于合同備案和歸檔
合同管理臺(tái)賬可以將所有合同信息進(jìn)行歸檔，并實(shí)時(shí)備份。避免歷史合同的丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。
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